KRISTILLINEN HAMMASLÄÄKÄRISEURA RY
Rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
(General Data Protection Regulation, GDPR)
25.5.2018

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

1. Rekisterinpitäjä

Kristillinen hammaslääkäriseura ry

PL 50, 70101 KUOPIO
Rekisterinumero: 21794292

1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

1. Rekisterin nimi

KHLS jäsenrekisteri

1. Rekisterin kuvaus

Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa
ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä, johon kerätään myös muita henkilötietoja
seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn
tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Jäsenrekisteriin kerätään jäsenistä seuraavat henkilötiedot:
- Täydellinen nimi
- Syntymäaika
- Kotiosoite
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Jäsenyystiedot (jäsenmaksutiedot, jäsenyyden alku, jäsenyyden
päättyminen, jäsenyyden tila)
- Valmistusmisvuosi tai opiskelijan vuosikurssi
- Tieto siitä onko hammaslääkäri / hammaslääkäriopiskelija / eläkeläinen

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin kirjattavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään pääsääntöisesti sähköisen jäsenkaavakkeen kautta tai niitä voidaan kerätä osana yhdistyksen tavanomaista toimintaa.

1. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ

Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan
anonymisoituna tilastotietona (jäsenmäärän seuranta), seuran sisäisessä
viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai
virhetilanteiden korjaamista varten.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin ylläpidon toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisteriin kirjattuja tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

-          Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

-          Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

-          Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan jäsenrekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenrekisteristä poistetaan jäsenet, jotka yhdistyksen hallitus on erottanut tai jäsenet, jotka itse ilmoittavat jäsenyytensä päättymisestä.

Kun jäsenen tiedot on poistettu rekisterijärjestelmästä, säilyvät tiedot rekisteripalvelun varmuuskopioissa vielä 6 kuukautta. Näihin tietoihin pääsee käsiksi vain erillistilanteessa ja vain valtuutetut henkilöt.

1.  Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO

Mahdollisista paperisista jäsenhakulomakkeista siirretään tiedot sähköiseen jäsenrekisteriin ja paperit tuhotaan.

Jäsenrekisterin jäsenluettelo on tarvittaessa yhdistyksen johtokunnan käytössä tulostettuna. Jäsenluettelon haltija huolehtii, ettei luettelo päädy sivullisten käsiin.

SÄHKÖINEN AINEISTO

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysavain-palvelun tarjoamaan jäsenrekisteriohjelmaan, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus, joilla pääsee tarkistamaan tietonsa palvelusta. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.12.2018.